Как правильно хранить документы дома: Хранение документов дома: как правильно хранить документацию и организовать место для бумаг, идеи и лайфхаки по наведению порядка

Содержание

Хранение документов дома: как правильно хранить документацию и организовать место для бумаг, идеи и лайфхаки по наведению порядка


За несколько десятков лет у каждого человека собирается множество самых разнообразных бумаг и документов дома, удобное хранение которых хочется организовать как можно более компактно. Свидетельства о рождении, образовании и браке, СНИЛС, договоры и квитанции об оплате, акции, удостоверения, чеки и прочее, чаще всего просто свалены в один ящик. При потребности приходится перевернуть все – от начала до конца, чтобы отыскать то, что требуется.

Содержание:

  1. Зачем сохранять
  2. Виды и сроки
  3. Правила хранения
  4. Как организовать хранение документов дома правильно
  5. Системы хранения для документов дома
  • Папки
  • Корзины, коробки, ящики
  • Портфель
  • Органайзер
  • Конверты
  • Мини-комод
  • Сейфы
  • В электронном виде
  • Бумажные письма, уведомления, рецепты
  • Основные ошибки
  • Заключение

    1. Если оставлять каждую бумажку, то вскоре в квартире будет нужна целая комната только для архива, что далеко не всегда возможно. Да и требуется ли все оставлять? Давайте разберемся, что именно стоит беречь, на какое время, и как именно это сделать.

      Зачем сохранять


      Бумажных документов на протяжении жизни скапливается чрезвычайно много. От одних можно сразу же избавляться, так как они краткосрочны в использовании, а вот другие надо тщательно классифицировать, ведь они в любой момент могут потребоваться для определенных целей:

      • Предъявления в государственные структуры.
      • Оформления чего-либо.
      • Простота поиска.
      • Удобство и компактность в экстренных случаях.


      Однако упорядоченность необходима не только для того, чтобы быстро найти нужную бумагу. Некоторые, особенно ценные экземпляры, требуется бережно защищать от посторонних глаз, ведь их восстановление впоследствии может обернуться длительным процессом. Придется посещать государственные инстанции, порой размещенных далеко друг от друга, в разных районах и населенных пунктах, потратить время и собственные нервы.

      Виды и сроки


      Начинать изучение идеи и способы организации хранения документов дома следует с классификации. Одни имеют бессрочное действие, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены временными рамками, после чего их без раздумий утилизируют, чтобы не создавать беспорядок:

      • Налоговые декларации. Все, относящееся к этой сфере, обычно сберегают не более 7 лет. Это стандартный срок, в который, возможно, они потребуются. После этого уже не пригодятся никогда.
      • Квитанции. Такой тип трудно классифицировать, так как некоторые из них требуется оставить на неопределенное время, к примеру, о покупке дома, автомобиля, акций, билетов. Чеки из обычного магазина сохраняют не более 14–31 дня, если есть вероятность (возможность) возврата приобретенного товара.
      • Инструкции для техники. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором или устройством, потому оставлять их на годы не имеет никакого смысла. Тем более на сайтах производителей и на просторах интернета легко найти все руководства в электронном виде.
      • Гарантийные талоны. Обычно их хранят, пока не истечет срок годности (употребления, эксплуатации). В дальнейшем – это просто хлам, который лучше выбросить, он больше не пригодится.
      • Оплаченные счета. Они могут касаться чего угодно, начиная от коммунальных услуг и заканчивая расчетом за номер в отеле. Сберегать их следует на протяжении 3 лет, после чего они утрачивают свою силу, во внимание не принимаются никакими организациями.
      • Контракты, страховые полисы, включая медицинские, кредитные, о покупке недвижимости, автомобиля. Лучше сделать для этой категории специальное отдельное хранилище и держать их там бессрочно или столько, сколько действует документ.
      • Предметы личной идентификации. К ним относят: паспорта, пенсионные, рабочие и другие удостоверения, свидетельства (о рождении, браке, разводе, смене фамилии и имени, смерти), завещания. Они не подлежат утилизации никогда, должны всегда быть под рукой.

      Правила хранения


      Чтобы они не утратили аккуратный вид, необходимо соблюдать определенные требования и порядок:

      • Помещение выбирают в меру сухое (влажность не более 50–55%).
      • Желательно обеспечить стабильную температуру в пределах 18–25°С.
      • Все нужное делают легкодоступными. Чтобы просто было отыскать по первому требованию.
      • Раскладывают все не только по разделам, но и по годам, что упростит поиск в будущем.


      Таким образом, нельзя оставлять архив на чердаке, где повышенная пожароопасность, в подвале, поскольку там зачастую зашкаливает влажность, и в других подобных помещениях. Небрежное отношение приводит к преждевременной порче, что чревато серьезными неприятностями.

      Как организовать хранение документов дома правильно


      Перед подготовкой пространства рекомендуем посмотреть советы от профессиональных дизайнеров, занимающихся планировкой рабочих мест и хранилищ. Достаточно просто адаптировать их под индивидуальную обстановку, а в остальном они вполне подходят для любого желающего:

      • Все, что только возможно, следует перенести в электронный вид, это значительно сократит место, выделенное под необходимое.
      • Что не требуется часто, к примеру, хотя бы раз в год, надо отставлять в самые дальние углы. Так более востребованные носители окажутся всегда под рукой.
      • Инструменты и емкости для складывания выбирают разного размера. Например, для маленьких чеков и квитанций едва ли нужен органайзер формата А4. Совсем мелкие можно помещать по несколько в одном файле, отсортировав их по датам и/или другим параметрам.
      • Для каждой категории бумаг не помешает создать отдельную папку. Это значительно упростит поиск, особенно, если указать на ней соответствующую информацию.
      • Хорошо выбирать вертикальные стойки, этажерки или короба, которые сильно экономят пространство. Их приобретают в обычных мебельных магазинах, а при определенной сноровке, умении обращаться с лобзиком и отверткой, даже делают самостоятельно из МДФ, деревянных планок или фанеры.


      Не реже одного раза за год проводят тщательную ревизию в собственном архиве. Это поможет вовремя избавиться от ненужного и сделает пространство свободнее.

      Системы хранения для документов дома


      Подбирают варианты после того, как сами бумаги полностью разобраны, классифицированы и разложены на несколько основных стопок по тематикам. Для удобства можно наклеить на каждую небольшой цветной стикер, который легко снимается и не испортит поверхность.


      Зачастую, кроме личного (к примеру, у предпринимателей), имеется еще и раздел с делопроизводством, который необходимо отставить в сторону. Рекомендуется подготовить под него не просто отдельные файлы, но предусмотреть другие ящики, шкафы или помещения.

      Папки


      Каждая из них должна быть грамотно и ясно подписана, доносить сведения о том, что в ней находится. Оптимальный вариант – подпись на корешках, чтобы сразу было понятно, что внутри. Удобно ставить их в специальные большие короба по несколько штук. Укладывать носители информации следует каждую по отдельности, классифицируя по типу или дате. Отдельно придется организовать емкости для следующих категорий:

      • Семья или личное (паспорта внутренние и заграничные, свидетельства о браке, рождении, смерти, разводе, СНИЛС, удостоверения).
      • Медицина (договоры с учреждениями, справки, выписки, чеки, анализы, книжки).
      • Покупки (квитанции, инструкции, гарантийные талоны и прочее, что относится к вещам или устройствам, которые эксплуатируются в это конкретное время).
      • Учёба (сертификаты, дипломы, допуски).
      • Коммуналка (счета, чеки оплаченные и нет, расчеты, книжки).
      • Работа (рекомендации, трудовые, контракты, справки из центра занятости).
      • Кредиты и займы (договоры, квитанции, выписки со счетов).
      • Банковские или правоустанавливающие (недвижимость, автомобили, яхты, дачи, антиквариат, квартиры, договоры ренты, аренды, купли-продажи, о вступлении в наследство, завещания, дарственные).

      Корзины, коробки, ящики


      Когда все аккуратно рассортировано по классам и разделам, будет намного проще убрать все в специально подготовленные емкости. Они могут быть изготовлены из древесины, пластика, фанеры, картона и других подходящих материалов, их вполне реально сделать собственными руками. Выбор таковых полностью зависит от владельца, а также от финансовых вложений, которые он готов выделить для этого дела.

      Портфель


      Для хранения меньшего объема носителей информации хорошо подойдет чемоданчик, дипломат или кейс с ключом. В него удобно разложить папки или файлы с отсортированными заранее бумагами. Материалы изготовления допустимы разные:

      • дерматин;
      • кожа;
      • пластмасса;
      • брезент;
      • гранитоль;
      • плотная ткань.


      Этот способ хорош тем, что его очень легко перемещать при потребности, а также быстро взять в экстренных ситуациях, чего никак не скажешь о предыдущих.

      Органайзер


      Существует колоссальное количество устройств, которые могут быть использованы в качестве архива. Они изготавливаются из дерева, пластика, фанеры, могут представлять собой ящики со специальными ячейками, большие папки с отдельными файлами, быть в виде стационарных конструкций, которые разбираются или нет, а также иметь возможность добавления дополнительных разделов.


      Для правильного выбора нет критериев, главное – это персональное удобство. Потому каждый может подбирать что-то как раз под себя, под интерьер или по размеру. 

      Конверты


      Современный рынок предлагает множество разнообразных материалов изготовления:

      • бумага;
      • картон;
      • полиэтилен;
      • пластмасса;
      • ткань;
      • стекловолокно.


      Размеры вполне реально выбрать от стандартного почтового до очень крупного, превышающего 1 метр в длину. Однако подобные едва ли пригодятся, достаточно стандартного формата А4, чтобы перекрыть все потребности домашнего сберегания.

      Мини-комод


      Этажерки и шкафчики – небольшие предметы мебели, которые помогут справиться со сбережением довольно множества документации. Выбирают их так, чтобы на полки можно было просто установить коробки. Удобными считаются с выдвижными ящиками, куда можно поместить папки или файлы.


      Мебель такого плана может быть металлической, деревянной, фанерной, из МДФ, пластика и даже полиэтилена. Обычно выбор касается не материалов, а по размерам, гармоничности и соответствию основному дизайну интерьера.

      Сейфы


      Большой металлический бокс для хранения подойдет тем, у кого много важных бумаг, которые следует сберегать длительное время, например, предпринимателям для финансовой отчетности. Тайники могут быть оснащены современными кодовыми электронными замками, сканерами отпечатков пальцев, сетчатки глаза и прочим технологичным оборудованием.


      Подобное устройство занимает довольно много места. Но есть вариант выбрать что-то маленькое, встраиваемое в стену, спрятанное за картиной, мини-баром, книжной полкой.

      В электронном виде


      Когда с классификацией и емкостями все более или менее понятно, осталось разобрать идеи и лайфхаки, как удобно и правильно хранить документы дома в полном порядке, и никогда не путаться среди них. В век технического прогресса и развитых технологий на первый план выход сбережение на цифровых носителях. Все самые важные можно отсканировать, а при потребности, даже заверить копии у нотариуса при помощи электронной подписи. Если вдруг они будут по какой-либо причине утрачены, то это поможет быстрее их восстановить.


      Всю информацию содержат на флешке, но в идеале надо продублировать ее также в облачное хранилище. Это предотвратит утрату при выходе носителя из строя. Тогда данные останутся в интернете, откуда их можно будет извлечь по первому требованию.

      Бумажные письма, уведомления, рецепты


      Текущие удобнее хранить как есть. Их вовсе не продуктивно переводить в электронный формат, ведь они должны быть постоянно под рукой. Актуальные ценные бумаги, отправленные по почте, следует сразу классифицировать: неактуальные выбрасывают, а нужные берегут в специальном ящике, чемодане, органайзере или комоде на протяжении нескольких дней, месяцев или даже лет:

      • Судебные повестки, выписки или иные информационные вести оставляют не менее, чем на 1 год. Рационально складывать их вместе с банковскими уведомлениями.
      • Ответы из разных инстанций на запросы желательно сохранить на 3 года. Под них можно завести папку.
      • Рецепты оставляют в бумажном исполнении. Их складывают не только в отдельном файле, но и в другой корзинке. Практично держать их прямо на кухне, чтобы потом в любой момент можно было быстро отыскать любое руководство по приготовлению блюд.


      Квитанции и чеки из магазина временно сбрасывают в одну корзину. Лучше всего сортировать все из такого хранилища раз в неделю, пока их не накопилось чрезвычайно много. Часть отправится в утиль, а другая будет разложена в определенные файлы.

      Основные ошибки


      В таком не хитром деле многие допускают типичные оплошности, которые потом могут всерьез мешать в поиске:

      • Много домочадцев, подключенных к работе. Когда делом занят кто-то один, он точно знает, что и где лежит, может интуитивно разобраться в созданной им же стройной системе. Потому лучше, чтобы не все подряд занимались сортировкой и классификацией, а выбрать ответственного, кому и делегировать все полномочия.
      • Мало времени для организации. Важно правильно планировать процесс, чтобы сделать все вдумчиво и методично, без спешки.
      • Неправильное составление подразделов, несоответствие сроков и дат. Впоследствии трудно отыскать то, что требуется. Методичное, регулярное пренебрежение этими факторами приводит к беспорядку.


      Часто в процессе многие люди приходят в недоумение по поводу некоторых бумаг, которые непонятно куда отнести. Они просто прячут их, а потом не могут вспомнить куда. Для такого рода носителей информации стоит завести отдельное место, которое регулярно придется разбирать.

      Заключение


      Важность сбережения семейного архива нельзя преуменьшать, ведь упорядоченность дает особые преимущества. Любую информацию впоследствии будет легко отыскать. Поэтому каждому человеку полезно разобраться, как хранить домашние документы, почему выгодно перевести часть из них в электронный вид и какие приспособления для этого оптимально использовать.

      11 дельных идей для хранения документов

      1 Папки-органайзеры

      Instagram @mila. vik_house

      Instagram @smolyak_kseniya

      Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

      Папка с отделениями

      205

      Купить

      2 Газетницы

      Instagram @organizator_ka

      Instagram @organizator_ka

      Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

      Настенная газетница

      800

      Купить

      3 Органайзеры для журналов

      Instagram @organizator_ka

      Instagram @neat_on_a_dime

      IKEA

      Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

      Лоток для бумаги

      4 Коробки + закладки-ярлычки

      Instagram @organizator_ka

      Instagram @organizator_ka

      Instagram @expert.poryadka

      Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

      5 Папки для бумаг + стикеры

      Instagram @kolonutova

      Instagram @organizator_ka

      Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

      Папка для документов

      6 Винтажные бюро

      Instagram @savelenok

      Instagram @savelenok

      Instagram @savelenok

      Instagram @savelenok

      Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

      7 Лотки для корреспонденции

      IKEA

      IKEA

      IKEA

      Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

      Лоток для бумаги

      8 Мини-комоды

      IKEA

      IKEA

      Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

      Настольный мини-комод

      650

      Купить

      9 Тележки

      Instagram @poryadok. expert

      IKEA

      Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

      10 Стеллажи

      Instagram @ikea24com

      Instagram @studiotableaux1969

      Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

      11 Пегборды

      ИКЕА

      ИКЕА

      Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

      Материал подготовила

      Екатерина Боглевская

      5 важных документов для безопасного хранения дома в 2022 году

      5 важных документов для безопасного хранения дома в 2022 году | СейфВайс
      перейти к основному содержанию

      Искать:

      30 января 2023 г.

      Ваш дом полон ценных вещей, но есть одна область, которую часто упускают из виду, когда речь заходит о безопасности дома, — это хранение важных документов. Отчет Национального исследовательского центра Consumer Reports показал, что каждый четвертый американец либо потерял, либо забыл финансовый документ, и только 40 процентов смогли найти важные документы, если это необходимо.

      Но помимо информации о том, где находятся ваши документы, есть некоторые документы, такие как информация о социальном страховании или налоговые декларации, которые могут быть такими же соблазнительными для грабителя, как ваш телевизор с большим экраном или ваша электроника. Взгляните ниже на пять важных документов, которые вы должны хранить, и способы уберечь эти документы от чужих рук.

      Сделайте свой дом безопаснее одним простым шагом.

      Наш информационный бюллетень содержит советы, как защитить все (и всех), кого вы любите, от непогоды до опасностей пожара. Войти Сейчас!

      Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности.

      Пять важных документов для обеспечения безопасности

      Годовые налоговые декларации

      Хотя вы можете избавиться от подтверждающих документов через три года, ваши годовые налоговые декларации следует хранить вечно. У IRS есть только три года для проведения аудита, поэтому по прошествии этого времени остальные документы можно выбросить.

      Паспорт

      Перед отъездом в отпуск сделайте копию паспорта и держите ее при себе на случай, если ваш паспорт украдут во время путешествия. Дома обязательно запирайте паспорт.

      Лучшая защита от кражи личных данных

      Identity Force

      Начиная с

      9,99 долл. США

      /мес

      Двухфакторная аутентификация

      Доступные планы

      Посетите Identity Force

      1-866-208-1199

      Вероятно, оригинал вашего завещания хранится у вашего адвоката, но вы должны были получить две копии. Храните одну копию в банковской ячейке, а другую в запертом сейфе дома.

      Свидетельство о рождении

      У каждого члена семьи есть свидетельство о рождении. Сделайте копии, чтобы хранить их дома, а оригиналы храните в сейфе. Вам может понадобиться доступ к информации о свидетельстве о рождении, поэтому рекомендуется держать копию под рукой.

      Карточки социального обеспечения

      Храните вашу карточку социального обеспечения в домашнем сейфе под замком. Не носите его с собой в кошельке, так как это простой способ украсть его и вашу личность.

      Посмотрите нашу подборку лучших услуг по защите от кражи личных данных.

      Как обеспечить безопасность ваших документов

      Теперь, когда вы знаете пять наиболее важных документов, которые необходимо хранить в безопасности, вам нужно знать, как правильно и надежно хранить документы. При хранении важных документов у вас есть две цели: хранить информацию под рукой на случай, если вам понадобится к ней получить доступ, и защитить информацию от кражи, пожара или других чрезвычайных ситуаций .

      Сейф

      Для хранения важных документов лучше всего использовать сейф. Большинство банков или кредитных союзов предлагают сейфовые ячейки. Некоторые банки также предложат скидку, если вы являетесь текущим клиентом.

      Сейф идеально подходит для хранения оригиналов документов, таких как свидетельства о рождении, завещания, информация о социальном страховании, годовые налоговые декларации и доверенности. Ключ от сейфа нужно планировать заранее. Поскольку ящик находится в вашем банке или кредитном союзе, вы не можете быстро получить доступ к информации, если это необходимо, поэтому сделайте копии документов с информацией, которая может вам понадобиться в любой момент, и храните дома.

      Домашние сейфы

      Лучший домашний сейф

      SentrySafe SFW123GDC

      232,95 $

      Электронный

      Легированная сталь

      Посмотреть на Amazon

      * Цена по прейскуранту Amazon.com на дату публикации. Прочитайте полный отказ от ответственности.

      Для документов, которые вы храните дома, или копий документов в сейфе, получите домашний сейф. Он должен быть огнеупорным и иметь надежный запирающий механизм.

      Домашний сейф поможет вам защитить эти предметы от людей, которым вы не хотите, чтобы они получили доступ к вашей личной информации, а также от любых чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения.

      Ознакомьтесь с нашим списком лучших домашних сейфов, чтобы найти тот, который соответствует вашим потребностям.

      Используйте пластиковые вкладыши для страниц

      При хранении документов в сейфе вы захотите защитить их от любого износа или случайного проливания. Один из способов сделать это – использовать пластиковые бланки . Поместите документы в пластиковый конверт, а затем сложите в папку или коробку. Затем папка может войти в ваш сейф. Каждый документ должен быть на отдельной пластиковой странице.

      Используйте измельчитель

      Не реже одного раза в месяц запускайте измельчитель . Уничтожайте квитанции, предложения по кредитным картам, банковские выписки, кредитные карты с истекшим сроком действия и платежи за коммунальные услуги, которые вам больше не нужны. Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, в которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и / или имя, вероятно, будут там, и преступники могут использовать это в своих интересах.

      Какие еще советы по обеспечению безопасности важной информации вы можете дать?

      Статьи по теме SafeWise

      • Лучшая защита от кражи личных данных
      • Как предотвратить кражу личных данных в Интернете?
      • Как защитить бабушку и дедушку в Интернете?
      • Что делать, если ваша личность украдена?
      • Что такое фишинг?

      Заявление об отказе от ответственности

      Цены и наличие продуктов указаны на указанную дату/время и могут быть изменены. Любая информация о цене и доступности, отображаемая на Amazon во время покупки, будет применяться к покупке этого продукта. Safewise.com использует платные ссылки Amazon.

      Некоторый контент, который появляется на этом сайте, получен от Amazon. Этот контент предоставляется «как есть» и может быть изменен или удален в любое время.

      Сравните лучшие продукты для обеспечения безопасности в Интернете

      Данные на дату публикации. Предложения и доступность могут различаться в зависимости от местоположения и могут быть изменены. SafeWise использует платные ссылки Amazon.
      *Только первый год. Обычная цена $159,99/год.
      **Только первый год. Обычная цена $124,35/год.

      Автор:

      Кэтрин Торрес

      Кэтрин имеет многолетний опыт разработки и проведения многоканальных маркетинговых кампаний, но фактически начала свою карьеру в журналистике. Хотя она переключила передачу, она по-прежнему руководствуется необходимостью предоставлять информацию, которая может быть полезна для отдельных людей. Как владелица двух собак-спасателей, она больше всего интересуется технологиями и продуктами, которые позволяют ей внимательно следить за своими питомцами, когда она отсутствует.

      Подробнее

      Последние статьи

      О
      Контакты
      Пресса
      Блог
      Предложения

      Домашняя безопасность
      Интернет-безопасность
      Домашняя безопасность
      Семейная безопасность
      Безопасность пожилых людей

      Безопасность автомобиля
      Умный дом
      Аварийная подготовка
      Безопасность домашних животных
      Личная безопасность

      Берегите себя!

      Подпишитесь на SafeWise, чтобы получать новости о безопасности, выпусках продуктов и предложениях!

      Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности | Настройки файлов cookie

      Наверх

      Как организовать самые важные документы в жизни

      Мы независимо проверяем все, что рекомендуем. Когда вы покупаете по нашим ссылкам, мы можем получать комиссию. Узнать больше›

      1. Дом
      2. Домашняя безопасность

      Фото: Эшли Хайнс

      Если документы вашего домашнего офиса, семейные медицинские карты, счета и школьные отчеты детей танцуют между кучей на кухонном столе и безымянной коробкой в ​​гараже , пришло время разработать надлежащую систему хранения документов.

      Что вам нужно

      Сколько времени займет чистка?

      Фото: Эшли Хайнс

      Будьте готовы потратить на задание не менее 15 минут, чтобы добиться определенного прогресса. Не удивляйтесь, если вам потребуется несколько часов в выходные, чтобы все организовать. Хорошей новостью является то, что как только ваши документы обретут правильный дом, вам потребуется всего несколько минут в неделю для обслуживания новой системы.

      Ниже мы расскажем, как упорядочить бумажные файлы. Вот подсказка: используйте это как время, чтобы подумать о том, как навсегда избавиться от бумажного беспорядка. По мере организации ведите постоянный список счетов, уведомлений и других документов, которые могут быть безбумажными, и выделите время для их подготовки. (И да, у нас есть несколько советов, как организовать вашу цифровую библиотеку.)

      Оцените то, что у вас есть

      Сначала определите свою конечную цель. Вы хотите организовать каждый документ в вашей жизни? Или вы предпочитаете избавиться от как можно большего количества бумаги? Затем коснитесь каждого документа и решите, куда его следует отправить. Разделите эти документы на стопки, которые имеют смысл для вас. По мере сортировки упорядочивайте каждую стопку с помощью стикеров. Вот некоторые предложения по категориям:

      • Практическое действие: бланки разрешений и ожидающие счета
      • Домашнее хозяйство: регистрация транспортных средств, страхование жилья, налоговые документы и медицинские счета; переоценивать ежегодно
      • Утилизация: обычная нежелательная почта, конверты и незакрепленные заметки
      • Уничтожение: все, что содержит вашу личную информацию
      • Перемещение: все, что принадлежит кому-то другому, например почта соседей или отчеты работодателя, которые вам необходимо вернуть в офис
      • [Имя]: члены семьи должны иметь свои собственные обозначения
      • [Проект]: квитанции на ремонт ванных комнат и образцы краски или документы на ремонт бассейна
      • Архив: незаменимые предметы, такие как свидетельства о рождении, документы, иммиграционные документы, паспорта, социальное обеспечение карты и планы недвижимости (они всегда должны храниться в несгораемом сейфе)

      Разработайте систему хранения документов

      Дайте каждой папке с файлами узнаваемое имя, например, Иммиграция, Медицина или Налоги [год]. Затем соберите все в папки для документов или подвесные папки с файлами для папки или шкафа. Отдельные папки с тремя кольцами лучше всего подходят для небольших стопок документов, таких как стопка Actionable со счетами и квитанциями за этот месяц. (Вы также можете хранить их в 1-галлонном пакете для заморозки и сортировать их позже.)

      Наши эксперты предлагают предоставить каждому члену семьи свою собственную корзину — и только одну корзину. Дети, например, могут иметь подвесную папку с файлами для каждого года развития, чтобы записывать вехи и памятные вещи. Фото: Эшли Хайнс

      Поместите свою файловую систему в безопасное место, легко доступное, но недоступное для неряшливых детей. Не храните этот несгораемый сейф для документов в углу вашего захламленного гаража. «Быть ​​организованным — значит находить то, что вам нужно, когда вам это нужно», — сказала Эшли Хайнс, комплексный домашний организатор и основатель Thee Tailored Life.

      При необходимости отрегулируйте

      Важно не перегружать себя. Наши эксперты говорят, что расхламление влияет на пространство в голове так же сильно, как и на физическое пространство. «Важно признать, что [наша] цель — упростить вещи и сделать их более эффективными», — отметила Катрина Грин, лицензированный дизайнер интерьеров и профессиональный организатор из Badass Homelife.

      Если вы испытываете стресс, рассмотрите возможность разделения задачи на управляемые части и ограничьте свою работу 15 минутами в день. Или найдите время, чтобы заняться этим во время просмотра эпизода вашего любимого шоу.

      Если вы чувствуете, что по-прежнему не двигаетесь вперед, вам может помочь профессиональная помощь. «Организация не должна быть одиноким процессом», — добавил Грин. Торговые группы, такие как Институт сложной дезорганизации, Национальная ассоциация профессионалов в области продуктивности и организации и Национальная ассоциация чернокожих профессиональных организаторов, могут помочь вам найти сертифицированных профессиональных организаторов и экспертов по продуктивности в вашем районе.

      Эту статью отредактировали Бритни Хо, Эми Коплин и София Соколов.

      Познакомьтесь с вашим гидом

      Кейтлин Уэллс

      Кейтлин Уэллс — старший штатный писатель, которая выступает за большую гибкость работы, показывая вам, как работать эффективнее удаленно, не теряя при этом себя. Ранее она освещала домашних животных и стиль для Wirecutter. Она никогда не встречала питомца, который бы ей не нравился, хотя она не может сказать то же самое о приложениях для повышения производительности. Ее первая книжка с картинками, Семья выглядит как любовь рассказывает о щенке, который узнает, что любовь, а не то, как вы выглядите, создает семью.

      • Uni-ball Jetstream RT — лучшая ручка для большинства людей: она недорогая, гладкая, быстро сохнет, не пропускает и не растекается.

        Лучшее перо

        Как упорядочить цифровые файлы

      • За прошедшие годы мы протестировали более дюжины сейфов, пять из которых даже сожгли в контролируемом огне, чтобы найти лучшие огнеупорные сейфы для документов.